Comment préparer des archives de films RT à la numérisation

Préparer des archives radiographiques consiste à savoir quels films elles contiennent, comment ils sont identifiés et à quels documents ils doivent être associés. Ce travail permet de définir une campagne comprenant la capture des images, leur vérification et une livraison exploitable par l’équipe du projet. Il n’est pas nécessaire d’avoir résolu toutes les difficultés pour commencer : distinguez les informations confirmées, celles qui restent à clarifier et les décisions qui relèvent du client.

1. Décrire les archives avant de fixer un délai

Rassemblez le volume approximatif, les formats des films et leur organisation actuelle : boîtes, dossiers, lots ou références de projet. Précisez quelles quantités ont été comptées et lesquelles sont estimées. Décrivez séparément les groupes dont l’identification est incomplète ou dont la documentation est conservée ailleurs, afin que ces particularités restent visibles dans le volume total.

Le délai doit tenir compte de la préparation, de la capture, de l’association documentaire, des vérifications et des corrections. Le temps de numérisation d’un film ne suffit pas, à lui seul, à déterminer le rendement d’une journée.

2. Conserver les références d’origine

Vérifiez comment chaque film est relié à la soudure, au plan et au rapport disponibles. Conservez les identifiants techniques tels qu’ils figurent dans la source ; ne les traduisez pas pour une livraison internationale. La convention de nommage numérique convenue doit préserver la référence permettant de retrouver l’original.

Lorsque deux documents se contredisent, consignez les deux informations et signalez l’écart. Si une référence manque, laissez-la en attente de clarification par l’interlocuteur désigné. La compléter par ressemblance avec celle d’un autre film risque de créer une association qui n’a jamais été vérifiée.

3. Localiser la documentation et définir la livraison

Identifiez les rapports, plans et listes disponibles, ainsi que leur emplacement. Convenez ensuite de ce que le client doit recevoir : images DICONDE, métadonnées, index de traçabilité et documentation associée, selon le périmètre du projet. Une livraison complémentaire en TIFF peut être étudiée si elle est compatible avec les exigences du projet.

Définissez les champs de l’index, les règles de nommage et le support de livraison avant de traiter l’ensemble des archives. Convenez également de la personne chargée de clarifier les références incertaines et de celle qui examinera le dossier. Chaque difficulté d’identification dispose ainsi d’un circuit de résolution et d’un interlocuteur responsable.

4. Préparer les conditions de travail

Mixta RX privilégie les interventions sur site, à l’emplacement convenu. Fournissez des informations sur l’accès, les conditions de travail, la disponibilité des originaux et les dates envisagées. Tout déplacement des films hors de cet emplacement nécessite une autorisation préalable.

Définissez également les espaces de stockage, les droits d’accès et les conditions de confidentialité. Les documents d’un projet ne doivent pas être transférés vers un outil ou un destinataire sans l’autorisation correspondante. Le lieu permet d’évaluer la logistique de chaque campagne internationale ; la disponibilité est confirmée lors de la préparation de la proposition.

5. Valider un échantillon représentatif

Sélectionnez un lot initial qui reflète les formats et les situations d’identification des archives, y compris les cas susceptibles de nécessiter des éclaircissements. Son examen aide à ajuster l’ensemble du processus et à vérifier si la structure de livraison proposée convient.

Les contrôles doivent couvrir l’identification, la qualité des images, la conservation des originaux et la revue de la livraison. La procédure, les critères et les enregistrements sont définis pour le projet. Numériser et organiser les enregistrements existants ne constitue pas une nouvelle interprétation de la soudure.

Commencer avec les informations déjà disponibles

Pour demander une évaluation à Mixta RX, préparez le lieu, le volume approximatif, les formats, la documentation disponible et les dates envisagées. Ajoutez les exigences de qualité et de livraison connues et indiquez les points encore ouverts. Ces éléments nous permettent d’évaluer les archives et de préciser le périmètre avant de préparer une offre.